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Prozess-Check

Zehn Fragen zu einem Ablauf in Ihrem Betrieb. Mit Ihren Antworten gehe ich vorbereitet in unser Erstgespräch und kann den Aufwand dort schon grob einordnen.

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Erstgespräch
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Ansprechpartner
David Stutz

  1. Wozu ich das frage: Ich verstehe den Ablauf vor dem Gespräch und kann gezielt nachfragen.

  2. Womit fängt der Ablauf an?

    Wozu ich das frage: Der Anfang bestimmt, wie eine Automatisierung starten kann. Automatisierung heißt hier: Ein Programm erledigt wiederkehrende Schritte nach festen Regeln.

  3. Wie oft kommt der Ablauf vor, im ganzen Team zusammen?

    Wozu ich das frage: Häufigkeit mal Dauer ergibt die Zeit, die der Ablauf heute braucht.

    mal

  4. Wozu ich das frage: So sehe ich, wie viel Arbeitszeit heute in dem Ablauf steckt. Rückfragen und Nacharbeit gehören dazu.

    Minuten pro Fall
  5. Wie viele Personen arbeiten an dem Ablauf mit?

    Wozu ich das frage: Wer beteiligt ist, braucht später einen Zugang und eine Einweisung. Das plane ich im Aufwand mit.

  6. Welche Programme sind beteiligt?

    Wozu ich das frage: Jedes Programm muss angebunden werden. Davon hängt der Aufwand wesentlich ab. Mehrfachauswahl möglich.

  7. Kommen Angaben zu Personen vor?

    Wozu ich das frage: Gemeint ist alles, womit sich ein Mensch erkennen lässt, z. B. Name, Mailadresse, Telefonnummer. Davon hängt ab, ob wir einen AV-Vertrag brauchen und was darin steht. Ein AV-Vertrag (Vertrag zur Auftragsverarbeitung) regelt, wie ich Daten in Ihrem Auftrag verarbeite. Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt ihn vor.

    Welche Angaben?
    Von wem?
  8. Wo liegen die Daten heute?

    Wozu ich das frage: Der Ort der Daten gehört in den AV-Vertrag. Er bestimmt auch, welche Dienste in Frage kommen, z. B. Anbieter mit Rechenzentrum in der EU. Mehrfachauswahl möglich.

    Gibt es bei Ihnen eine Person für Datenschutz oder IT, die wir einbeziehen sollten?

  9. Wozu ich das frage: Hier verläuft die Grenze. Was Urteil braucht, bleibt bei Ihrem Team. Jede Freigabe durch einen Menschen plane ich als eigenen Schritt ein.

  10. Was passiert, wenn der Ablauf einen Tag lang nicht läuft?

    Wozu ich das frage: Das bestimmt, wie viel Absicherung nötig ist, z. B. ein Ersatzweg von Hand oder eine Benachrichtigung bei Fehlern.

Zusammenfassung

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Bitte an david.stutz@divler.de, mit dem Betreff „Prozess-Check“. Fragen vorab gern telefonisch unter [Telefon].